Scanne den QR-Code mit Google Authenticator oder Authy. Gib dann den 6-stelligen Code zur Bestätigung ein.
Secret:
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Spese einreichen
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📄 Zertifikate & Führerscheine
+ Neues Zertifikat
Verwaltung
Mitarbeiter-Datenbank
📅 Nächste Ereignisse
Kürzel
Rolle
Fähigkeiten
Urlaub
Aktionen
Freelancer / Externe
Freelancer
Kontakt
Tagessätze / Skills
Stunden & Zuschläge
Fahrtkosten & Notizen
Dokumente
Aktionen
Orte verwalten
Fahrzeuge verwalten
Pro Fahrzeugtyp die verfügbare Anzahl hinterlegen. Im Termin-Modal wird daraus angezeigt, wie viele an einem Tag noch frei sind bzw. in welchen Jobs sie stecken.
Fahrzeug-Blockierungen (Urlaub/Werkstatt) werden über den Termintyp Fahrzeug-Block im Termin-Modal verwaltet.
Datenbank-Verwaltung
Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden. Bitte nur mit Bedacht verwenden.
Übertrag-Korrektur
Resturlaub und Überstundensaldo werden ab dem 1.1. automatisch live weitergerechnet – ein jährlicher Abschluss ist normalerweise nicht mehr nötig. Dieses Tool dient nur noch dazu, den Übertrag für ein Jahr bewusst manuell zu korrigieren/überschreiben (z.B. bei einem Fehler). Wird im Audit-Log gespeichert.
Sondertage (reduziertes Soll)
Werktage mit weniger als 8 Stunden Soll (z. B. Heiligabend = 4h).
Format MM-TT gilt jedes Jahr, JJJJ-MM-TT nur einmalig.
Einstellungen
E-Mail Konten
▸ Standard-Konfiguration
(Fallback, wenn kein Konto zugewiesen)
E-Mail Konten
Wird geladen…
Versand-Zuordnung
Welches Konto soll für welche Versandfunktion genutzt werden?
Wird geladen…
Server-URL
Wird in Freelancer-E-Mails als Buchungslink eingebettet — muss vom Freelancer erreichbar sein.
E-Mail Vorlagen
Verfügbare Variablen (aufklappen)
{NAME} – Name des Freelancers{JOB_TITEL} – Jobtitel{JOBNUMMER} – Jobnummer{DATUM} – Datum{ORT} – Ort{INFO} – Info-Text{BEREICH} – Teilbereich-Name{PHASE} – Phase (Aufbau…){SKILL} – Skill-Name{TAGESSATZ} – Tagessatz in €{ZEITEN} – Zeiten (1 pro Zeile){SONDERVEREINBARUNG} – Sondervereinbarung für diesen Tag{ABSENDER} – Dein Name{ABSENDER_EMAIL} – Deine E-Mail
Antwort-Links: {ANTWORT_LINKS} (alle drei) oder einzeln {LINK_JA}, {LINK_VIELLEICHT}, {LINK_NEIN} — sonst automatisch ans Ende.
Anfrage-Mail (mehrere Tage)
Verfügbare Variablen (aufklappen)
Allgemeine Variablen (außerhalb des Blocks):
{NAME} – Name des Freelancers{JOB_TITEL} – Jobtitel{JOBNUMMER} – Jobnummer{ABSENDER} – Dein Name{ABSENDER_EMAIL} – Deine E-Mail{TAGE_DETAILS} – Alle Tage als Textblock{SONDERVEREINBARUNG} – Sondervereinbarung (erster Tag)
Wiederholungsblock pro Tag — {#TAG} … {/TAG}:
{TAG_DATUM} – Datum des Tages{TAG_BEREICH} – Teilbereich-Name{TAG_PHASE} – Phase (Aufbau…){TAG_SKILL} – Skill-Name{TAG_TAGESSATZ} – Tagessatz in €{TAG_ZEITEN} – Zeiten (1 pro Zeile){TAG_ORT} – Ort{TAG_INFO} – Info-Text{TAG_STARTZEIT} – Pers. Startzeit (optional){TAG_HIGHLIGHTS} – Wichtige Punkte (optional){TAG_SONDERVEREINBARUNG} – Sondervereinbarung für diesen Tag
Antwort-Links: {ANTWORT_LINKS} oder {LINK_JA}, {LINK_VIELLEICHT}, {LINK_NEIN}
Erklärungstexte pro Schritt im Freelancer-Formular (optional, HTML möglich).
APIs
Google Kalender OAuth
Zugangsdaten aus der Google Cloud Console → APIs & Dienste → Anmeldedaten.
Redirect-URI: {{base_url}}/api/google/callback
Rentman Sync API
Token aus Rentman: Einstellungen → API → Access tokens
Design & Farben
Globale Hintergrund- und Textfarben. Dark/Light-Mode wählt jeder Nutzer individuell.
Akzentfarbe
Akzent
OK
Vorschau
Dark-Mode
Hintergrund
Karte
Fläche 2
Fläche 3
Text
Text gedimmt
Rahmen
Light-Mode
Hintergrund
Karte
Fläche 2
Fläche 3
Text
Text gedimmt
Rahmen
Eingabefelder
Gelten in Dark- und Light-Mode gleichermaßen.
Phasen
Aufbau
Service
Abbau
Terminarten
Urlaub
Krank
Ausgleich
Lager
Intern
Schule
Mobil
Farben für Kürzel-Badges im Kalender sowie Status-Indikatoren.
Badges
PL-Badge
Transport
Kürzel BG
Kürzel Text
Status-Indikatoren
Fest
Angefragt
Krank
Nicht angefragt
Akzent- und Verlaufsfarben der Jobkarten – getrennt für Dark- und Light-Mode einstellbar.
Dark-Mode
Bestätigt
Option
Abgesagt
Anmietung
Unvollständig
Light-Mode
Bestätigt
Option
Abgesagt
Anmietung
Unvollständig
Lohnzuschläge
Für die automatische Zuschlagsberechnung. Formel: Stundenlohn × Stunden × Prozentsatz / 100
📅 Kalender
Hessische Schulferien
Importiert die Schulferien für Hessen (aktuelles + nächstes Jahr) als Tagesinfo-Einträge. Vorhandene Schulferien-Einträge werden dabei überschrieben.
Verbrauchsmaterial-Warnung
Artikelnr.
Bezeichnung
Mindestbestand
Bestand (Rentman)
Status
Aktionen
Keine Artikel konfiguriert.
Rentman Skill/Fahrzeug Mapping
Legt fest, wie Rentman-Funktionsnamen beim Import in Dispo-Skills/Fahrzeuge übersetzt werden.
Typ Ignorieren = wird beim Import übersprungen.
Rentman-Name
→ Dispo-Name
Typ
Lade…
×
Neuer Artikel
Oder direkt aus dem hinterlegten Kritischen Materialbestand in Rentman übernehmen.
×
🔍 Prüfergebnis
Artikel:
Bestand:
Mindestbestand:
🔎 Alle Rentman-Felder anzeigen (Diagnose)
×
🗑️ Abfallkalender importieren
.ics-Datei des Entsorgungsbetriebs auswählen. Für jeden Abholtermin wird ein
To-Do angelegt (Erinnerung am Vorabend, nur an diesem Tag sichtbar, für alle
Mitarbeiter). Bereits importierte Termine werden beim erneuten Import
(z.B. nächstes Jahr) übersprungen.
Abfallarten auswählen:
Lade…
Einsatzplan
Dashboard
bis
Noch keine Widgets. Klicke auf Bearbeiten → + Widget, um loszulegen.
Widget hinzufügen
×
Widget konfigurieren
Lade...
Mo
Di
Mi
Do
Fr
Sa
So
Statistik
Erfasste Zeiten
Datum
Tätigkeit
Zeit
Pause
Aktion
Monats-Abrechnung & Export
Lohnabrechnung Steuerbüro
Festschreiben-Verlauf
Monat
Festgeschrieben von
Am
Aktion
Stunden-Übersicht (auto):
—
Überstunden-Auszahlungen (Jahr):
—
Position
Stunden / Tage
Betrag (€)
Quelle
Summe Lohn (Grundlohn + Zuschläge):
0,00 €
Summe Erstattungen (Auslöse + km + Sachbezug):
0,00 €
Summe sonstige Lohnzahlungen:
0,00 €
GESAMTSUMME (Brutto):
0,00 €
Antrag stellen
Lade Urlaubsstand...
Meine bisherigen Anträge▼ anzeigen
Anträge
Urlaub / Ausgleich manuell eintragen
Mitarbeiter
Typ
Zeitraum
Resturlaub
Status
Aktion
💬 Interne Nachrichten
Spesen & Ausgaben
📋 Audit-Log
Zeitpunkt
Benutzer
Bereich
ID
Aktion
Details
Postausgang
Benutzerhandbuch v1.2.3.34
Keine Treffer. Versuch ein anderes Stichwort oder lösche die Suche.
Erste Schritte
Was ist der Einsatzplan?
Der Einsatzplan ist eine webbasierte Dispositions-Software für Multisound. Er ermöglicht die zentrale Planung von Terminen und Jobs, die Verwaltung von Mitarbeitern und Freelancern, Zeiterfassung sowie die Auswertung und den Export von Stundennachweisen. Die Anwendung läuft im Browser und ist auch als PWA installierbar (über das Browser-Menü „Zum Startbildschirm hinzufügen").
Anmeldung & Navigation
Anmeldung
Benutzername und Passwort werden vom Administrator vergeben.
Nach der Anmeldung landet man direkt im Kalender.
Die Session bleibt aktiv, solange der Browser-Tab offen ist. Bei längerer Inaktivität erfolgt eine automatische Abmeldung.
Abmelden über den Button Abmelden unten in der Sidebar.
Navigation
Die linke Sidebar enthält alle Bereiche. Auf mobilen Geräten öffnet sie sich über das ☰-Hamburger-Symbol oben links.
Klick auf das Logo oben in der Sidebar bringt jederzeit zurück zum Kalender.
Auf Mobilgeräten steht zusätzlich eine untere Navigationsleiste zur Verfügung.
Kalenderansicht
Monatskalender
Der Kalender zeigt alle Termine des aktuellen Monats in einer 7-Spalten-Wochenrasteransicht.
Mit den Pfeiltasten ‹ › oder den Schaltflächen oben navigiert man zwischen Monaten.
Mit Speichern wird der Termin im Kalender angezeigt.
Termin bearbeiten & löschen
Klick auf eine vorhandene Terminkarte öffnet den Bearbeiten-Dialog.
Alle Felder können geändert werden. Speichern übernimmt die Änderungen.
Über den Löschen-Button (Papierkorb-Symbol) wird ein Termin nach Bestätigung entfernt.
Termine können per Drag & Drop auf einen anderen Tag verschoben werden (Desktop).
Mitarbeiter zuweisen
Im Termin-Dialog gibt es eine rechte Seitenleiste mit allen aktiven Mitarbeitern und Freelancern.
Durch Klick auf einen Namen wird er dem Termin hinzugefügt oder entfernt.
Der Status Fest oder Angefragt kann pro Zuweisung gesetzt werden.
Bei Freelancern kann eine Buchungsanfrage per E-Mail verschickt werden.
Orte & Veranstaltungen
Orte werden im Verwaltung → Orte angelegt und verwaltet.
Im Termin-Dialog kann ein bestehender Ort ausgewählt oder ein freier Text eingegeben werden.
Häufig genutzte Orte erscheinen als Schnellauswahl.
Teilbereiche, Zeiten & Phasen
Pro Tag lässt sich der Ablauf eines Jobs fein gliedern – wichtig für große Veranstaltungen.
Teilbereiche trennen z. B. „Bühne", „FOH", „Licht" innerhalb eines Jobs.
Je Teilbereich werden Zeiten (Anfahrt, Aufbau, Betreuung, Abbau, Rückfahrt) und Phasen mit benötigten Skills/Personen hinterlegt.
Hat eine Zeile keine Start/Endzeit, kannst du die Uhrzeit auch als Freitext in die Beschreibung schreiben – sie erscheint trotzdem im Tagesplan und in „Mein Plan".
Warnungen: Überschneidung & 11-h-Ruhezeit
Beim Speichern eines Termins prüft das System automatisch:
Doppelbuchung: Ist eine Person zur selben Zeit anderswo verplant, erscheint eine Warnung.
11-Stunden-Ruhezeit (ArbZG §5): Liegt zwischen zwei Einsätzen einer Person weniger als 11 Stunden, wird gewarnt – für alle benachbarten Einsätze, inkl. Freelancer.
Die Warnung blockiert nicht: du kannst trotzdem speichern, bist aber informiert.
Zeiterfassung & Abrechnung
Zeit erfassen
Über Sidebar → Zeit erfassen öffnet sich das Zeiterfassungs-Formular.
Datum, Mitarbeiter, Start- und Endzeit sowie eine optionale Pausenzeit eintragen.
Die errechnete Nettoarbeitszeit wird automatisch angezeigt.
Zeiten können auch nachträglich in Zeiten bearbeiten korrigiert werden.
Statistik & Auswertung
Sidebar → Statistik zeigt eine monatsweise Übersicht aller Stunden pro Mitarbeiter.
Monat über das Datumsfeld oben wechseln.
Farbige Balken und Summen pro Person und Gesamt werden angezeigt.
Abrechnung & Export
Sidebar → Abrechnung & Export öffnet den Export-Dialog.
Monat und Mitarbeiter auswählen, dann als PDF oder Excel exportieren.
Der Export enthält alle erfassten Arbeitszeiten des gewählten Zeitraums.
Admins können alle Mitarbeiter exportieren, normale Nutzer nur sich selbst.
Lohnabrechnung
Nur für Admins sichtbar (Sidebar → Lohnabrechnung).
Zeigt eine nach Mitarbeiter und Monat aufgeschlüsselte Lohnübersicht.
Stundensätze werden im Verwaltung pro Mitarbeiter hinterlegt.
Mein Plan & Disposition
Mein Plan
Deine persönliche Einsatzübersicht für die nächsten 90 Tage – ideal fürs Handy.
Öffnen über Sidebar → Mein Plan.
Zeigt pro Tag deine Jobs mit Rolle (Aufbau/Service/Abbau, Transport, PL), Ort und dem konkreten Zeitplan.
Platzhalter wie {NAME}, {JOB_TITEL}, {DATUM}, {ABSENDER} und neu {ABSENDER_EMAIL} werden beim Versand ersetzt.
Antwort-Links optional mit {ANTWORT_LINKS} platzieren; {TAGE_DETAILS} erzeugt die Tagesliste der Mehrtages-Anfrage.
Postausgang
Sidebar → Postausgang (mit dem Recht „E-Mails senden").
Protokolliert jede versendete Mail mit Zeitpunkt, Empfänger, Betreff, Volltext und Status (✓ gesendet / ✕ Fehler).
Such-/Filterfeld nach Empfänger oder Betreff; Inhalt je Mail aufklappbar.
Einträge werden nach 6 Monaten automatisch bereinigt.
Audit-Log Admin
Sidebar → Audit-Log – wer hat wann was geändert (Logins, Mitarbeiter, Zertifikate, Spesen, Dokumente …).
Filter nach Bereich und Benutzerkürzel.
Tools
Mittagessen
Sidebar → Mittagessen – Gerichte ansehen und bestellen.
Reduzierte Gerichte sind mit einem 🏷️-Badge gekennzeichnet (die ersten N Bestellungen zum Rabattpreis).
Am Monatsende wird automatisch eine Abrechnung per E-Mail versendet (Absender-Konto in den E-Mail-Einstellungen wählbar).
Verbrauchsmaterial
Sidebar → Verbrauchsmaterial – Artikel mit aktuellem und Mindestbestand pflegen.
Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, geht automatisch eine Warn-E-Mail raus.
Spesen
Sidebar → Spesen – Ausgaben mit Beleg erfassen und einreichen.
Admins sehen und prüfen alle eingereichten Spesen.
Tipps, FAQ & Hinweise
Nützliche Hinweise
PWA installieren: Im Browser-Menü „Zum Startbildschirm hinzufügen" – die App verhält sich dann wie eine native App ohne Browser-UI.
Offline: Der Service Worker cached die App-Shell, sodass die Oberfläche auch ohne Internet lädt. Daten werden jedoch erst bei bestehender Verbindung synchronisiert.
Passwort vergessen: Bitte den Administrator kontaktieren – Passwörter können nur im Verwaltung zurückgesetzt werden.
Drag & Drop: Im Kalender (Desktop) können Terminkarten direkt auf einen anderen Tag gezogen werden. Der Termin wird automatisch gespeichert.
Filterfunktion: Das Mitarbeiter-Dropdown oben im Kalender filtert die Ansicht auf eine bestimmte Person – hilfreich bei vielen parallelen Einsätzen.
Suche nutzen: Tippe oben ein Stichwort (z. B. „Export", „Freelancer", „Ruhezeit") – das Handbuch filtert live und hebt Treffer hervor. Über die Chips springst du direkt zu einem Bereich.
Dein Kürzel: Unten in der Sidebar steht neben der Versionsnummer dein eingeloggtes Kürzel.
Diese Seite: Jederzeit über die Versionsnummer v1.2.3.34 unten in der Sidebar erreichbar.
×
📅 Termin / Job
✂️ Ausschnitt– Änderungen mit „💾 Speichern" sichern
📋 Gesamter Job (gilt für alle Tage)
optional – z. B. nur „Ab" für einen halben Tag
Unbezahlter Urlaub zählt nicht zum bezahlten Urlaubsanspruch und nicht zur Soll-Arbeitszeit.
optional – z. B. nur „Ab" für einen halben Tag
Abholdatum = oben „Datum", Rückgabedatum = „Bis".
An diesem Tag muss jemand im Lager sein. Zeitraum über „Datum"/„Bis" oben (auch mehrere Tage möglich). Zeitfenster optional.
Zugewiesene Personen erscheinen in der Lager-Spalte. Ohne Zuweisung gilt: „jemand muss im Lager sein".
📅 Tagesdetails (pro Tag)
📋 Kopieren nach:
📋 nach:
Ablaufplan als Freitext eingeben – wird automatisch erkannt:
👥 Verfügbare Freelancer
Klasse:
Kosten:
▸ 📎 Dokumente & Chat (zum Auf-/Zuklappen)
×
Änderung an Freelancer melden
Eine E-Mail wird an alle Freelancer gesendet, die für diesen Job bereits fest eingeplant oder angefragt sind.
Empfänger werden ermittelt…
×
🔐 Benutzerrechte verwalten
×
👤 Mitarbeiter verwalten
📅 Beschäftigung
Außerhalb dieses Zeitraums erscheint der Mitarbeiter nicht im Lager/als buchbar im Kalender.
💶 Lohn / Zuschläge (für Steuerbüro-Export)
Wochenstunden → Monats-Sollstunden wird automatisch berechnet (× 52 / 12). Stundenlohn ergibt sich aus Brutto / Sollstunden.
Haken weg = das Feld bleibt in der Lohnabrechnung leer und kann manuell eingetippt werden.
×
Job Duplizieren
×
🔔 Push-Benachrichtigungen
Status: Wird geprüft…
Dein Browser unterstützt keine Push-Benachrichtigungen.
Push erfordert HTTPS oder localhost.
📲 Auf iPhone/iPad nötig:
Apple erlaubt Push nur in der installierten App. So aktivierst du sie:
In Safari öffnen (nicht Chrome/Firefox auf iOS).
Unten auf Teilen tippen.
„Zum Home-Bildschirm" wählen.
Die App vom Home-Bildschirm öffnen (nicht aus Safari).
Hier wieder 🔔 Aktivieren drücken.
Voraussetzung: iOS/iPadOS 16.4 oder neuer.
Wähle aus, für welche Ereignisse du Push-Benachrichtigungen erhalten möchtest.
Bist du laut Dispo im Urlaub, werden keine Benachrichtigungen gesendet.
Schickt eine echte Push an dieses Gerät. Auf iPhone/iPad muss die App vom Home-Bildschirm geöffnet sein.
×
Google Kalender
⚠️ Google OAuth ist noch nicht eingerichtet. Bitte einen Admin bitten, in den E-Mail Einstellungen die Google Client-ID und das Client-Secret zu hinterlegen.
Status: Wird geprüft…
Wie funktioniert das?
Alle Jobs, für die du eingeplant bist, werden automatisch in deinen Google Kalender übertragen.
Änderungen in der Dispo werden alle 30 Minuten automatisch synchronisiert.
Abgesagte Jobs werden als [ABGESAGT] markiert.
Wenn du aus einem Job entfernt wirst, wird der Eintrag aus deinem Kalender gelöscht.
×
Neuer Ort
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⏱️ Zeiten erfassen
📧 Nachricht an PL senden
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Freelancer Details
Kontaktdaten
Tagessätze
Stunden
⏱️ Stunden, Überstunden & Zuschläge
🌙 Zuschläge (Nacht / Sonn- & Feiertage)
🌙 Nacht
%
€/h
☀️ Sonntag
%
€/h
🎉 Feiertag
%
€/h
🚗 Fahrtkosten, Kilometerberechnung & Notizen
📎 Dokumente & interne Notizen
×
Verfügbarkeits-Kontakte
Kontakte aus dieser Liste erhalten eine E-Mail mit zwei Links:
✅ Ja (→ Konditionen-Formular) und
❌ Nein. Bei "Ja" werden sie automatisch als Freelancer angelegt.
Läuft serverseitig weiter, auch wenn Browser geschlossen wird.
Konto
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Versandfunktionen (Mehrfachauswahl)
Für welche Versandfunktionen soll dieses Konto genutzt werden?
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📝 Tagesinfo
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😈 Schlimm-o-Meter
Schlimm 0Schlimm 10
Schlimm 5
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⏱️ Zeit starten
Wofür möchtest du die Zeit erfassen?
00:00:00
⚠️ Läuft schon lange – nicht vergessen zu stoppen?
✉️ Nachricht an PL vorbereiten▾
Text und Bilder werden sofort zwischengespeichert – die Nachricht wird erst beim Stoppen abgeschickt.
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Gerundet auf 15 Minuten
Pause
Gesamt
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🔔 Benachrichtigungen
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