Admin-Portal

Mitarbeiter-Datenbank

KürzelRolleFähigkeitenUrlaubAktionen

Freelancer / Externe

NameEmail / TelTagessätzeAktionen

Orte verwalten

Datenbank-Verwaltung

Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden. Bitte nur mit Bedacht verwenden.

Jahresabschluss

Überträgt Resturlaub (als neuer start_urlaub_genommen-Bonus) und Überstundensaldo (als neuer start_ueberstunden) ins Folgejahr. Bitte erst nach Abschluss aller Lohnabrechnungen des Jahres ausführen. Wird im Audit-Log gespeichert.

Einstellungen

E-Mail Konten

▸ Standard-Konfiguration (Fallback, wenn kein Konto zugewiesen)

E-Mail Konten

Wird geladen…

Versand-Zuordnung

Welches Konto soll für welche Versandfunktion genutzt werden?

Wird geladen…

Server-URL

Wird in Freelancer-E-Mails als Buchungslink eingebettet — muss vom Freelancer erreichbar sein.

E-Mail Vorlagen

Variablen: {NAME}, {JOB_TITEL}, {JOBNUMMER}, {DATUM}, {ORT}, {INFO}, {BEREICH}, {SKILL}, {TAGESSATZ}, {ZEITEN}, {ABSENDER}, {ABSENDER_EMAIL}
Antwort-Links optional platzierbar mit {ANTWORT_LINKS} oder einzeln {LINK_JA}, {LINK_VIELLEICHT}, {LINK_NEIN} – sonst werden sie automatisch ans Ende gehängt.

Anfrage-Mail (mehrere Tage)

Variablen: {NAME}, {JOB_TITEL}, {JOBNUMMER}, {TAGE_DETAILS}, {ABSENDER}, {ABSENDER_EMAIL} · Antwort-Links wie oben ({ANTWORT_LINKS} …).
{TAGE_DETAILS} = automatisch erzeugte Liste aller Einsatztage mit Ort/Info.

Bestätigungs-Mail

Variablen: {NAME}, {JOB_TITEL}, {JOBNUMMER}, {DATUM}, {ABSENDER}, {ABSENDER_EMAIL}

Absage-Mail

Variablen: {NAME}, {JOB_TITEL}, {JOBNUMMER}, {DATUM}, {BEGRÜNDUNG}, {ABSENDER}, {ABSENDER_EMAIL}

Änderungsbenachrichtigung

Variablen: {NAME}, {JOB_TITEL}, {JOBNUMMER}, {DATUM}, {AENDERUNG}, {ABSENDER}, {ABSENDER_EMAIL}

Verfügbarkeitsanfrage

Variablen: {NAME}, {KUERZEL}, {LINK_JA}, {LINK_NEIN}

APIs

Google Kalender OAuth

Zugangsdaten aus der Google Cloud Console → APIs & Dienste → Anmeldedaten.
Redirect-URI: {{base_url}}/api/google/callback

Rentman Sync API

Token aus Rentman: Einstellungen → API → Access tokens

Design & Farben

Globale Hintergrund- und Textfarben. Dark/Light-Mode wählt jeder Nutzer individuell.

Akzentfarbe

Akzent
OK
Vorschau

Dark-Mode

Hintergrund
Karte
Fläche 2
Fläche 3
Text
Text gedimmt
Rahmen

Light-Mode

Hintergrund
Karte
Fläche 2
Fläche 3
Text
Text gedimmt
Rahmen
Eingabefelder

Gelten in Dark- und Light-Mode gleichermaßen.

Phasen

Aufbau
Service
Abbau

Terminarten

Urlaub
Krank
Ausgleich
Lager
Intern
Schule
Mobil

Farben für Kürzel-Badges im Kalender sowie Status-Indikatoren.

Badges

PL-Badge
Transport
Kürzel BG
Kürzel Text

Status-Indikatoren

Fest
Angefragt
Krank
Nicht angefragt

Lohnzuschläge

Für die automatische Zuschlagsberechnung.
Formel: Stundenlohn × Stunden × Prozentsatz / 100

Verbrauchsmaterial-Warnung

Artikelnr. Bezeichnung Mindestbestand Bestand (Rentman) Status Aktionen
Keine Artikel konfiguriert.
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Einsatzplan
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Mo
Di
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Do
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Sa
So

Statistik

Erfasste Zeiten

DatumTätigkeitZeitPauseAktion

Monats-Abrechnung & Export

Lohnabrechnung Steuerbüro

Stunden-Übersicht (auto):
—
Position Stunden / Tage Betrag (€) Quelle
Summe Lohn (Grundlohn + Zuschläge): 0,00 €
Summe Erstattungen (Auslöse + km + Sachbezug): 0,00 €
Summe sonstige Lohnzahlungen: 0,00 €
GESAMTSUMME (Brutto): 0,00 €

Antrag stellen

Lade Urlaubsstand...
Meine bisherigen Anträge ▼ anzeigen

Urlaubsanträge

MitarbeiterTypZeitraumResturlaubStatusAktion

💬 Interne Nachrichten

Spesen & Ausgaben

📋 Audit-Log

ZeitpunktBenutzerBereichIDAktionDetails

Postausgang

Benutzerhandbuch v0.9.6

Keine Treffer. Versuch ein anderes Stichwort oder lösche die Suche.

Erste Schritte

Was ist der Einsatzplan?

Der Einsatzplan ist eine webbasierte Dispositions-Software für Multisound. Er ermöglicht die zentrale Planung von Terminen und Jobs, die Verwaltung von Mitarbeitern und Freelancern, Zeiterfassung sowie die Auswertung und den Export von Stundennachweisen. Die Anwendung läuft im Browser und ist auch als PWA installierbar (über das Browser-Menü „Zum Startbildschirm hinzufügen").

Anmeldung & Navigation

Anmeldung

  • Benutzername und Passwort werden vom Administrator vergeben.
  • Nach der Anmeldung landet man direkt im Kalender.
  • Die Session bleibt aktiv, solange der Browser-Tab offen ist. Bei längerer Inaktivität erfolgt eine automatische Abmeldung.
  • Abmelden über den Button Abmelden unten in der Sidebar.

Navigation

  • Die linke Sidebar enthält alle Bereiche. Auf mobilen Geräten öffnet sie sich über das ☰-Hamburger-Symbol oben links.
  • Klick auf das Logo oben in der Sidebar bringt jederzeit zurück zum Kalender.
  • Auf Mobilgeräten steht zusätzlich eine untere Navigationsleiste zur Verfügung.

Kalenderansicht

Monatskalender

  • Der Kalender zeigt alle Termine des aktuellen Monats in einer 7-Spalten-Wochenrasteransicht.
  • Mit den Pfeiltasten ‹ › oder den Schaltflächen oben navigiert man zwischen Monaten.
  • Heute springt zurück auf den aktuellen Tag.
  • Farbige Balken zeigen Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Ausgleich, Schule, Lager).

Ansichts-Optionen

  • Ansicht Tabelle wechselt in eine kompakte Listenansicht aller Termine.
  • Kompakt: AUS/EIN reduziert die Kartenhöhe im Kalender – ideal bei vielen Einträgen.
  • Der gewählte Mitarbeiter-Filter (oben rechts) bleibt beim Monatswechsel erhalten.

Termine & Jobs

Termin erstellen

  • Klick auf + Neu (oben rechts im Kalender) oder direkt auf einen freien Kalender-Tag öffnet den Termin-Dialog.
  • Pflichtfelder: Datum, Ort / Veranstaltung und mindestens ein zugewiesener Mitarbeiter oder Freelancer.
  • Optionale Felder: Uhrzeit, Anmerkungen, Fahrtkosten, Teilbereiche.
  • Mit Speichern wird der Termin im Kalender angezeigt.

Termin bearbeiten & löschen

  • Klick auf eine vorhandene Terminkarte öffnet den Bearbeiten-Dialog.
  • Alle Felder können geändert werden. Speichern übernimmt die Änderungen.
  • Über den Löschen-Button (Papierkorb-Symbol) wird ein Termin nach Bestätigung entfernt.
  • Termine können per Drag & Drop auf einen anderen Tag verschoben werden (Desktop).

Mitarbeiter zuweisen

  • Im Termin-Dialog gibt es eine rechte Seitenleiste mit allen aktiven Mitarbeitern und Freelancern.
  • Durch Klick auf einen Namen wird er dem Termin hinzugefügt oder entfernt.
  • Der Status Fest oder Angefragt kann pro Zuweisung gesetzt werden.
  • Bei Freelancern kann eine Buchungsanfrage per E-Mail verschickt werden.

Orte & Veranstaltungen

  • Orte werden im Admin-Portal → Orte angelegt und verwaltet.
  • Im Termin-Dialog kann ein bestehender Ort ausgewählt oder ein freier Text eingegeben werden.
  • Häufig genutzte Orte erscheinen als Schnellauswahl.

Teilbereiche, Zeiten & Phasen

Pro Tag lässt sich der Ablauf eines Jobs fein gliedern – wichtig für große Veranstaltungen.

  • Teilbereiche trennen z. B. „Bühne", „FOH", „Licht" innerhalb eines Jobs.
  • Je Teilbereich werden Zeiten (Anfahrt, Aufbau, Betreuung, Abbau, Rückfahrt) und Phasen mit benötigten Skills/Personen hinterlegt.
  • Hat eine Zeile keine Start/Endzeit, kannst du die Uhrzeit auch als Freitext in die Beschreibung schreiben – sie erscheint trotzdem im Tagesplan und in „Mein Plan".

Warnungen: Überschneidung & 11-h-Ruhezeit

Beim Speichern eines Termins prüft das System automatisch:

  • Doppelbuchung: Ist eine Person zur selben Zeit anderswo verplant, erscheint eine Warnung.
  • 11-Stunden-Ruhezeit (ArbZG §5): Liegt zwischen zwei Einsätzen einer Person weniger als 11 Stunden, wird gewarnt – für alle benachbarten Einsätze, inkl. Freelancer.
  • Die Warnung blockiert nicht: du kannst trotzdem speichern, bist aber informiert.

Zeiterfassung & Abrechnung

Zeit erfassen

  • Über Sidebar → Zeit erfassen öffnet sich das Zeiterfassungs-Formular.
  • Datum, Mitarbeiter, Start- und Endzeit sowie eine optionale Pausenzeit eintragen.
  • Die errechnete Nettoarbeitszeit wird automatisch angezeigt.
  • Zeiten können auch nachträglich in Zeiten bearbeiten korrigiert werden.

Statistik & Auswertung

  • Sidebar → Statistik zeigt eine monatsweise Übersicht aller Stunden pro Mitarbeiter.
  • Monat über das Datumsfeld oben wechseln.
  • Farbige Balken und Summen pro Person und Gesamt werden angezeigt.

Abrechnung & Export

  • Sidebar → Abrechnung & Export öffnet den Export-Dialog.
  • Monat und Mitarbeiter auswählen, dann als PDF oder Excel exportieren.
  • Der Export enthält alle erfassten Arbeitszeiten des gewählten Zeitraums.
  • Admins können alle Mitarbeiter exportieren, normale Nutzer nur sich selbst.

Lohnabrechnung

  • Nur für Admins sichtbar (Sidebar → Lohnabrechnung).
  • Zeigt eine nach Mitarbeiter und Monat aufgeschlüsselte Lohnübersicht.
  • Stundensätze werden im Admin-Portal pro Mitarbeiter hinterlegt.

Mein Plan & Disposition

Mein Plan

Deine persönliche Einsatzübersicht für die nächsten 90 Tage – ideal fürs Handy.

  • Öffnen über Sidebar → Mein Plan.
  • Zeigt pro Tag deine Jobs mit Rolle (Aufbau/Service/Abbau, Transport, PL), Ort und dem konkreten Zeitplan.
  • Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Schule, Mobil) erscheinen ebenfalls.
  • → Tag öffnen springt direkt in die Tagesansicht des Kalenders.

Dispo-Übersicht Planung

Über Sidebar → Übersicht. Drei Reiter helfen bei der Personalplanung:

  • Auslastung: Heatmap, wer an welchen Tagen wie stark verplant ist. Tage sind anklickbar → Tagesansicht.
  • Konflikte: Doppelbuchungen, Ruhezeit-Verstöße, zu lange Arbeitstage/-wochen. Die ArbZG-Grenzen lassen sich hier ein-/ausschalten.
  • Bedarf: offene, noch nicht besetzte Personalfunktionen.

Aufgaben: To-Dos & Routinen

To-Dos

Über Sidebar → To-Dos & Routinen, Reiter Meine To-Dos bzw. Von mir vergeben.

  • Neues To-Do mit Titel, Priorität, Fälligkeitsdatum und optionalen Kommentaren anlegen.
  • Zuweisen per Klick auf die Mitarbeiter-Badges. Ist niemand gewählt, ist das To-Do „für alle" sichtbar.
  • Wiederholung (z. B. alle 28 Tage): Beim Abhaken entsteht eine Kopie mit dem nächsten Fälligkeitsdatum – der Abstand zählt ab dem Erledigungstag.
  • Es genügt, wenn eine zugewiesene Person abhakt. Du wirst über die Nachrichten-Seite und per Push erinnert.

Routinen (Anleitungen)

  • Reiter Routinen – Schritt-für-Schritt-Anleitungen für wiederkehrende Standards (z. B. „Wie resette ich eine SQ5?").
  • Jeder Schritt kann ein Bild enthalten.
  • Routinen haben keine Fälligkeit – jeder darf sie ansehen und bearbeiten.

Abwesenheiten & Anträge

Antrag stellen

  • Über Sidebar → Antrag stellen können Urlaub, Krankheit, Ausgleichstage, Schule oder Lager beantragt werden.
  • Typ, Zeitraum (Von – Bis) und eine optionale Notiz eingeben.
  • Der Antrag erscheint im Kalender als farbiger Balken und wartet auf Admin-Genehmigung.

Anträge prüfen (Admin)

  • Admins sehen unter Sidebar → Anträge prüfen alle offenen Anträge.
  • Jeden Antrag einzeln Genehmigen oder Ablehnen.
  • Bearbeitete Anträge können über „Bearbeitete anzeigen" eingeblendet werden.
  • Bei Genehmigung wird der Mitarbeiter automatisch per Push-Benachrichtigung informiert.

Kommunikation & Freelancer

Nachrichten & Job-Chat

  • Sidebar → Nachrichten bündelt System-Benachrichtigungen (Erinnerungen, Antragsänderungen, To-Do-Hinweise) – auch wenn Push mal nicht ankommt.
  • Pro Termin gibt es einen Chat mit Dateiablage: über das 📎-Symbol auf der Jobkarte öffnen, Notizen schreiben und Dokumente/Bilder anhängen.
  • Ein roter Punkt am 📎 zeigt ungelesene Nachrichten.

Freelancer anfragen & buchen

  1. Freelancer im Termin in eine Phase einplanen.
  2. Buchungsanfrage senden – er erhält eine E-Mail mit Ja / Vielleicht / Nein-Links (einzel- oder mehrtägig).
  3. Seine Antwort erscheint als gelber Punkt am Job und in den Nachrichten.
  4. Bestätigen oder Absagen löst die jeweilige E-Mail aus; ein bereits zugesagter Einsatz kann storniert werden.

E-Mail-Texte sind im Admin-Portal frei anpassbar (siehe „E-Mail-Vorlagen").

System & Einstellungen

Push-Benachrichtigungen

  • Über Sidebar → Benachrichtigungen können Push-Meldungen aktiviert werden.
  • Der Browser muss Benachrichtigungen erlauben (einmalige Systemabfrage).
  • Benachrichtigungen werden bei neuen Terminen, Antragsänderungen und Buchungsanfragen ausgelöst.
  • Auf iOS muss die App als PWA installiert sein, damit Push funktioniert.

Google Kalender

  • Über Sidebar → Google Kalender kann die Synchronisation eingerichtet werden.
  • Nach der OAuth-Anmeldung werden eigene Termine automatisch mit Google Kalender abgeglichen.
  • Die Verbindung kann jederzeit unter demselben Menüpunkt getrennt werden.

Admin-Portal

  • Nur für Benutzer mit Admin-Rolle zugänglich (Sidebar → Admin Portal).
  • Mitarbeiter: Anlegen, bearbeiten, deaktivieren, Stundensatz und Rolle festlegen.
  • Freelancer: Externe Kräfte mit E-Mail-Adresse für Buchungsanfragen verwalten.
  • Orte: Veranstaltungsorte anlegen und bearbeiten.
  • Einstellungen: Systemweite Parameter (Firma, E-Mail-Konfiguration, Feiertage).
  • Datenbank: Backup-Download und Importfunktionen.

Konfiguration (Admin)

  • Admin-Portal → Einstellungen ist die zentrale Konfigurations-Seite.
  • Dort werden Firmenname, E-Mail-Absender (SMTP), Urlaubstage-Kontingent und weitere Parameter gesetzt.
  • Feiertage können als Datum eingetragen werden – sie erscheinen grau im Kalender.
  • Änderungen wirken sofort ohne Neustart.

E-Mail-Konten & Vorlagen Admin

Admin-Portal → Einstellungen → E-Mail:

  • E-Mail Konten: Mehrere SMTP-Postfächer anlegen und je Versandfunktion zuordnen (z. B. eigenes Konto für die Mittagessen-Abrechnung).
  • E-Mail Texte: Vorlagen für Anfrage (einzeln & mehrtägig), Bestätigung, Absage, Änderung, Storno.
  • Platzhalter wie {NAME}, {JOB_TITEL}, {DATUM}, {ABSENDER} und neu {ABSENDER_EMAIL} werden beim Versand ersetzt.
  • Antwort-Links optional mit {ANTWORT_LINKS} platzieren; {TAGE_DETAILS} erzeugt die Tagesliste der Mehrtages-Anfrage.

Postausgang

  • Sidebar → Postausgang (für alle außer Mitarbeiter-Lite).
  • Protokolliert jede versendete Mail mit Zeitpunkt, Empfänger, Betreff, Volltext und Status (✓ gesendet / ✕ Fehler).
  • Such-/Filterfeld nach Empfänger oder Betreff; Inhalt je Mail aufklappbar.
  • Einträge werden nach 6 Monaten automatisch bereinigt.

Audit-Log Admin

  • Sidebar → Audit-Log – wer hat wann was geändert (Logins, Mitarbeiter, Zertifikate, Spesen, Dokumente …).
  • Filter nach Bereich und Benutzerkürzel.

Tools

Mittagessen

  • Sidebar → Mittagessen – Gerichte ansehen und bestellen.
  • Reduzierte Gerichte sind mit einem 🏷️-Badge gekennzeichnet (die ersten N Bestellungen zum Rabattpreis).
  • Am Monatsende wird automatisch eine Abrechnung per E-Mail versendet (Absender-Konto in den E-Mail-Einstellungen wählbar).

Verbrauchsmaterial

  • Sidebar → Verbrauchsmaterial – Artikel mit aktuellem und Mindestbestand pflegen.
  • Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, geht automatisch eine Warn-E-Mail raus.

Spesen

  • Sidebar → Spesen – Ausgaben mit Beleg erfassen und einreichen.
  • Admins sehen und prüfen alle eingereichten Spesen.

Tipps, FAQ & Hinweise

Nützliche Hinweise

  • PWA installieren: Im Browser-Menü „Zum Startbildschirm hinzufügen" – die App verhält sich dann wie eine native App ohne Browser-UI.
  • Offline: Der Service Worker cached die App-Shell, sodass die Oberfläche auch ohne Internet lädt. Daten werden jedoch erst bei bestehender Verbindung synchronisiert.
  • Passwort vergessen: Bitte den Administrator kontaktieren – Passwörter können nur im Admin-Portal zurückgesetzt werden.
  • Drag & Drop: Im Kalender (Desktop) können Terminkarten direkt auf einen anderen Tag gezogen werden. Der Termin wird automatisch gespeichert.
  • Filterfunktion: Das Mitarbeiter-Dropdown oben im Kalender filtert die Ansicht auf eine bestimmte Person – hilfreich bei vielen parallelen Einsätzen.
  • Suche nutzen: Tippe oben ein Stichwort (z. B. „Export", „Freelancer", „Ruhezeit") – das Handbuch filtert live und hebt Treffer hervor. Über die Chips springst du direkt zu einem Bereich.
  • Dein Kürzel: Unten in der Sidebar steht neben der Versionsnummer dein eingeloggtes Kürzel.
  • Diese Seite: Jederzeit über die Versionsnummer v0.9.6 unten in der Sidebar erreichbar.

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